KSeF to centralna platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. System jest dobrowolny od 1 stycznia 2022 r., a jego obowiązkowe stosowanie wchodzi etapami w 2026 r. Celem jest ujednolicenie obiegu faktur, szybsza weryfikacja rozliczeń i ograniczenie nadużyć VAT. Podstawą unijną jest decyzja derogacyjna Rady (UE) 2022/1003, a krajowe terminy i „miękkie lądowanie” wynikają z ustawy z 9 maja 2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 852) oraz rządowego projektu „KSeF 2.0”.
Kogo obejmie obowiązek
- Etap I (duże podmioty) – firmy, których wartość sprzedaży za 2024 r. przekroczyła 200 mln zł (brutto).
- Etap II (pozostali podatnicy) – wszyscy pozostali podatnicy VAT (czynni i zwolnieni), w tym zidentyfikowani do OSS z polskim NIP.
- Mikro z bardzo małą sprzedażą – dla podmiotów, których łączna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł brutto miesięcznie, obowiązek przesunięty do 2027 r.
Ważne ułatwienia i odroczenia
- Sankcje za błędy w KSeF – odroczone do końca 2026 r.
- Numer KSeF w tytułach przelewów/MPP – obowiązek odroczony do końca 2026 r.
- Faktury z kas rejestrujących / paragony uznane za faktury – możliwość do końca 2026 r. poza KSeF.
- „Wykluczeni cyfrowo” – do końca 2026 r. możliwość wystawiania faktur poza KSeF, jeśli miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł brutto.
- Faktury B2C (na rzecz konsumentów) – dobrowolnie w KSeF.
- Faktury VAT RR – dobrowolnie w KSeF od 1 kwietnia 2026 r.
- Załączniki do faktury – możliwe od 1 lutego 2026 r. (z wcześniejszym zgłoszeniem zamiaru od 1 stycznia 2026 r. w e-US).
- Tryb offline24 / awaryjny – przewidziany w projekcie, by wystawiać e-faktury przy problemach z łącznością, a następnie dosłać do KSeF.
| Obszar | Data | Dla kogo/zakres | Podstawa / źródło |
| Start KSeF (dobrowolny) | 1.01.2022 | wszyscy podatnicy – możliwość e-faktur | MF – „Podstawy prawne i kluczowe terminy” |
| Publikacja ustawy odraczającej | 10.06.2024 | odroczenie obowiązkowego KSeF do 2026 r. | Dz.U. 2024 poz. 852 /MF |
| Testy API KSeF 2.0 (otwarte) | od 30.09.2025 | integratorzy, duże firmy | MF – plan wdrożenia |
| Certyfikaty + testowa aplikacja 2.0 | XI 2025 | podatnicy / dostawcy | MF – komunikat wdrożeniowy |
| Obowiązkowy KSeF – ETAP I | 1.02.2026 | podmioty z >200 mln zł sprzedaży za 2024 r. (brutto) | MF – komunikat po RM, KSeF |
| Obowiązkowy KSeF – ETAP II | 1.04.2026 | pozostali podatnicy (VAT czynni i zwolnieni; w tym OSS z polskim NIP) | MF – komunikat po RM |
| Załączniki do faktur w KSeF | 1.02.2026 | wszyscy w KSeF (po zgłoszeniu zamiaru) | Portal KSeF (e-US zgłoszenie od 1.01.2026) |
| VAT RR (fakultatywnie w KSeF) | 1.04.2026 | nabycia od rolników ryczałtowych | MF – komunikat po RM / portal KSeF |
| Numer KSeF w przelewach/MPP – obowiązek | od 1.01.2027 | B2B – podawanie numeru KSeF | Odroczenie do końca 2026 r. (MF/KSeF) |
| Sankcje za naruszenia KSeF | od 1.01.2027 | B2B – po okresie osłonowym | Odroczenie sankcji do 31.12.2026 (MF) |
| Kasy fiskalne / paragony jako faktury (poza KSeF) | do 31.12.2026 | czasowe dopuszczenie | Portal KSeF |
| „Wykluczeni cyfrowo” – limit 10 tys. zł/mies. | do 31.12.2026 | możliwość faktur poza KSeF | Portal KSeF |
| Mikro mała sprzedaż | 1.01.2027 | start obowiązku (≤10 tys. zł/mies. do 2026 r.) | MF – komunikat po RM |
Źródła:
1) ksef.podatki.gov.pl/ksef-na-okres-obligatoryjny/informacje-ogolne-ksef-20/podstawy-prawne-oraz-kluczowe-terminy/
2) https://www.gov.pl/web/finanse/rzad-przyjal-projekt-ustawy-w-sprawie-krajowego-systemu-e-faktur-ksef