Wyprowadzenie ksiąg rachunkowych — na czym polega i kiedy warto skorzystać z pomocy biura rachunkowego?

Case study – Spółki Need Help Sp. z o.o.

Klient trafił do Nas przez stronę internetową, desperacko poszukując rozwiązania swoich problemów, w które wpędziło Klienta poprzednie biuro rachunkowe. Nieskładanie deklaracji podatkowych CIT, brak wysyłki plików jpk, brak bieżącego księgowania faktury, to tylko kilka z ogromu problemów, na jakie został narażony Klient. Najbardziej dotkliwym jednak aspektem był fakt nieprawidłowego ujęcia wydatków na kontach księgowych. Klient prowadzi działalność w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Zanim trafił do Salix Podatki, nie miał, ale też nie mógł mieć, rzeczywistego obrazu własnego przedsiębiorstwa, ponieważ księgowość dekretowała wydatki na niewłaściwym koncie księgowym.

W praktyce oznaczało to brak możliwości weryfikacji rentowności projektów. W skrócie – czy Klient zarobił na realizowanym kontrakcie? Jeśli zarobił to ile?

Zadaniem księgowości jest „odtworzenie stanu przedsiębiorstwa w księgach rachunkowych”. Księgowość zajmuje się tym „co było” co już się zdarzyło. Optymalizacja podatkowa jest już domeną doradztwa podatkowego – prawnego. W Salix Podatki łączymy te dwa elementy. Skutkiem dla Klienta jest jasny obraz przedsiębiorstwa. Po pierwsze dlatego, że Salix Podatki dostarcza Klientowi informacje „jak jest” tak, aby Klient mógł wykorzystać tę informację, podejmując kolejne decyzje biznesowe, choćby w zakresie wzrostu marż, podwyższenia cen etc. Z kolei domeną doradztwa podatkowego – prawnego, jest wsparcie Klienta w podjęciu najbardziej opłacalnej dla niego decyzji i dostarczenie rozwiązań podatkowych oraz prawnych, które pozwolą zwiększyć marżowość realizowanych przez niego kontraktów, zleceń sprzedaży.

W tym konkretnym przypadku Spółka NeedHelp (skrót na potrzeby opracowania – ew. nawiązanie jest czysto przypadkowe) jest spółką produkcyjną z ogromnym wolumenem sprzedaży rzędu kilkudziesięciu milionów sztuk w skali miesiąca i średnio ok 1000 faktur kosztowych i przychodowych. Spółka zatrudnia 28 osób produkcyjnych, projektantów, pracowników działu sprzedaży oraz biura (back office). Spółka generuje ok 12.000.000,00 zł przychodu rocznie.

Spółka posiada bardzo dobre portfolio Klientów. Gro z Klientów do duże międzynarodowe korporacje, z którymi spółka zawarła wielomiesięczne stałe kontrakty, do tego „luki” w produkcji uzupełniała wysokomarżowymi (jak się wydawało) zamówieniami jednostkowymi dopasowanymi do potrzeb Klienta w myśl zasady – zaprojektuj – wyprodukuj – dostarcz (dostawy just in time).

Pytanie – skoro jest tak dobrze – dlaczego jest tak źle?

Odpowiedź na to pytanie okazała się bardzo prosta. Służby księgowe nie dostarczały zarządowi spółki wiarygodnych informacji rachunkowych. Zarząd spółki zajęty pozyskiwaniem nowych kontraktów oraz utrzymaniem już istniejących „dał wiarę” zapisom ksiąg rachunkowych. Dopiero w chwili kiedy wraz ze wzrostem ilości zamówień spółce zaczęło brakować pieniędzy, a rezerwy finansowe skurczyły się niemal do zera, zarząd podjął (na szczęście w porę) działania zmierzające do wyjaśnienia sprawy. Okazało się, że niemal żaden projekt, jaki został zrealizowany, nie ma rentowności takiej, jaka została estymowana przy sporządzaniu kosztorysu / oferty. Dane „poprojektowe”, które miały umożliwić kontrolę rzeczywistych kosztów, jakie poniosła spółka w ramach realizacji danego zlecenia, były absolutnie niewiarygodne. Poprzednia księgowość uwzględniała np. w kalkulacji powykonawczej, amortyzację, a nie uwzględniała kosztów ogólnych w tym kosztów zarządu. Na koniec dnia — brak było również informacji umożliwiającej zarządowi zaplanowanie obciążeń podatkowych w tym z tytułu podatku VAT. Co gorsza, część z transakcji miała charakter wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów.

Dzięki asertywnemu podejściu członków zarządu spółki udało się zidentyfikować problem, ale poprzednie biuro rachunkowe nie poradziło sobie z rozwiązaniem. Podobnie z resztą jak kilka innych, które zarząd spółki zaprosił na rozmowy. Członek zarządu odpowiedzialny za finanse tej spółki, skontaktował się z Salix Podatki, zapraszając na spotkanie.

Tak dowiedzieliśmy się, że Salix Podatki był pierwszym podmiotem, który przed wskazaniem ew braków oraz podjęciem się realizacji zlecenia – poprosił o możliwość przeprowadzania klasycznego audytu finansowego spółki. Audyt obejmował poza standardowymi czynnościami rachunkowymi, również kwestie – podpisanych umów, co do ich treści, terminów i zagrożeń. Prognoz sprzedażowych i finansowych, jak również struktury i form zatrudniania.

Po przedstawieniu listy nieprawidłowości – Salix Podatki krótko i rzeczowo – przedstawił to, co „widać już” i zaproponował środki pierwsze środki zaradcze, po zapoznaniu się, z którymi Klient powierzył nam prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kadr spółki.

Co zrobiliśmy i jak prawidłowo prowadzić księgi rachunkowe

Prawidłowo prowadzona księgowość stanowi jeden z najważniejszych elementów bezpiecznego funkcjonowania przedsiębiorstwa, co doskonale widać w tym studium przypadku. Księgi rachunkowe są bowiem nie tylko podstawą rozliczeń podatkowych, sporządzania sprawozdań finansowych, ale przede wszystkim narzędziem umożliwiającym zarządowi spółki — ocenę jej rzeczywistej sytuacji finansowej i dalej – podejmowania racjonalnych decyzji biznesowych.

W praktyce wielu przedsiębiorców spotyka się z problemami związanymi z zaległościami księgowymi, błędami w ewidencjach, niekompletną dokumentacją lub nierzetelnie prowadzoną pełną księgowością, więc i w tym przypadku dla Salix Podatki – nie było to czymś nowym. Znacząca jednak była skala zaległości oraz ilość dokumentów wymagających korekty i wyprowadzenia zaszłości.

Usługa Salix Podatki polegała głównie na uporządkowaniu dokumentacji finansowej przedsiębiorstwa, poprawieniu błędów księgowych oraz przywróceniu zgodności ksiąg z obowiązującymi przepisami prawa. To z kolei w konsekwencji pomogło zarządowi spółki, odzyskać kontrolę nad księgowością ustalić rzeczywiste poziomy marż oraz rentowności całości przedsiębiorstwa.

Należy pamiętać, że wraz ze wzrostem ilości zamówień rosną również koszty prowadzenia działalności i bardzo łatwo jest w przypadku nierzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych, przeoczyć tzw. break-even point, punkt rentowności przedsiębiorstwa, co zdarzyło się w tej sytuacji.

Na czym polega i co to jest wyprowadzenie ksiąg rachunkowych?

Wyprowadzenie ksiąg rachunkowych to proces naprawy, uporządkowania oraz uzupełnienia dokumentacji księgowej przedsiębiorstwa. Usługa obejmuje zarówno analizę istniejących ksiąg rachunkowych, jak i korektę błędnych zapisów, odtworzenie brakujących ewidencji czy sporządzenie zaległych deklaracji podatkowych. W praktyce wyprowadzanie księgowości może dotyczyć:

pełnej księgowości,
księgi przychodów i rozchodów,
ewidencji VAT,
dokumentacji kadrowo-płacowej,
rozliczeń ZUS,
rozrachunków z kontrahentami,
środków trwałych,
sprawozdań finansowych,
deklaracji podatkowych PIT, CIT i VAT.

Podstawowym celem wyprowadzenia ksiąg rachunkowych jest doprowadzenie dokumentacji do stanu zgodnego z przepisami prawa bilansowego i podatkowego. Obowiązek prawidłowego prowadzenia ksiąg rachunkowych wynika przede wszystkim z art. 4 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Przepis ten wskazuje, że jednostki mają obowiązek rzetelnego i jasnego przedstawiania sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego. Z kolei art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości stanowi, że księgi rachunkowe powinny być prowadzone:

rzetelnie,
bezbłędnie,
sprawdzalnie,
bieżąco.

Jeżeli księgi rachunkowe nie spełniają tych wymogów, przedsiębiorca może narazić się na odpowiedzialność podatkową oraz karną skarbową.

Dlaczego przedsiębiorcy mają problemy z księgowością?

Problemy księgowe mogą pojawić się zarówno w małych firmach, jak i w dużych spółkach. Wbrew pozorom zaległości księgowe nie zawsze wynikają z zaniedbań przedsiębiorcy. Bardzo często są skutkiem dynamicznego rozwoju firmy, zmian organizacyjnych lub błędów popełnianych przez poprzednie biuro rachunkowe. Najczęstsze przyczyny konieczności wyprowadzenia ksiąg rachunkowych to:

1. Zbyt późne księgowanie dokumentów

W wielu firmach dokumenty księgowe trafiają do księgowości z dużym opóźnieniem lub sama księgowość nie wprowadza dokumentów na bieżąco. Powoduje to zaległości w księgowaniu, błędy w deklaracjach podatkowych oraz trudności w ustaleniu rzeczywistej sytuacji finansowej przedsiębiorstwa.

2. Brak wiedzy z zakresu rachunkowości

Niektórzy przedsiębiorcy próbują samodzielnie prowadzić księgowość, szczególnie na początku działalności. W praktyce jednak przepisy podatkowe są skomplikowane i wymagają specjalistycznej wiedzy. Dla przykładu tylko Ustawa o VAT liczy z załącznikami 442 strony i zawiera bardzo skomplikowane odniesienia do stosowania innych ustaw. Trzeba pamiętać, że błędy w księgowości mogą skutkować koniecznością późniejszego wyprowadzenia ksiąg rachunkowych, co niestety wiąże się z dodatkowymi kosztami dla spółki.

3. Problemy organizacyjne w firmie

Zmiany kadrowe, utrata dokumentacji, konflikty wspólników czy problemy finansowe przedsiębiorstwa często prowadzą do zaniedbań księgowych. W skrajnych przypadkach przedsiębiorcy posiadają nawet kilkunastomiesięczne zaległości w księgach rachunkowych. Nawet taki stan rzeczy nie jest stanem beznadziejnym. Część dokumentów można odtworzyć a do wyprowadzenia ksiąg, choć większość Klientów nie potrafi w to uwierzyć, nawiązać współpracę z właściwym Naczelnikiem Urzędu Skarbowego.

4. Kontrola skarbowa lub kontrola ZUS

Często impulsem do uporządkowania księgowości jest planowana kontrola urzędu skarbowego albo Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej podatnicy mają obowiązek przechowywania ksiąg podatkowych oraz związanych z nimi dokumentów do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Braki w dokumentacji mogą powodować poważne konsekwencje finansowe.

Jak przebiega wyprowadzenie ksiąg rachunkowych?

Proces wyprowadzania księgowości wymaga doświadczenia, dokładności oraz znajomości przepisów podatkowych. Każda firma posiada inną specyfikę działalności, dlatego zakres prac ustalany jest indywidualnie.

Audyt księgowy

Pierwszym etapem jest szczegółowy audyt dokumentacji księgowej. Celem analizy jest ustalenie:

zakresu zaległości,
rodzaju popełnionych błędów,
brakujących dokumentów,
niezgodności podatkowych,
ryzyk finansowych i podatkowych.

Podczas audytu sprawdzane są między innymi:

księgi rachunkowe,
ewidencje VAT,
deklaracje podatkowe,
wyciągi bankowe,
raporty kasowe,
dokumentacja kadrowo-płacowa,
umowy z kontrahentami,
rozrachunki,
środki trwałe.

Audyt pozwala określić skalę problemu oraz przygotować plan naprawczy.

Uzupełnianie braków w dokumentacji

Kolejnym etapem jest zebranie i uporządkowanie brakujących dokumentów księgowych. Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości do ksiąg rachunkowych należy wprowadzić każde zdarzenie gospodarcze, które nastąpiło w danym okresie sprawozdawczym. Brak faktur kosztowych, dokumentów sprzedaży lub wyciągów bankowych może powodować nieprawidłowości w rozliczeniach podatkowych.

Salix Podatki pomaga przedsiębiorcy:

odzyskać brakujące dokumenty,
odtworzyć historię transakcji,
uporządkować archiwum księgowe,
zweryfikować poprawność danych.

Korekta błędów księgowych

Wyprowadzenie ksiąg rachunkowych bardzo często wymaga poprawienia błędnych zapisów księgowych. Najczęściej występujące błędy dotyczą:

błędnego księgowania kosztów,
nieprawidłowych stawek VAT,
błędów w amortyzacji,
niezgodności sald,
błędnych rozrachunków,
nieprawidłowego ujmowania przychodów,
błędów w dokumentacji kadrowej.

W przypadku wykrycia nieprawidłowości konieczne może być sporządzenie korekt deklaracji podatkowych. Podstawę prawną stanowi art. 81 § 1 Ordynacji podatkowej, zgodnie z którym podatnik może skorygować uprzednio złożoną deklarację.

Sporządzanie zaległych deklaracji i sprawozdań

Jednym z ważniejszych elementów wyprowadzenia księgowości jest przygotowanie zaległych deklaracji podatkowych oraz sprawozdań finansowych. Może to obejmować:

deklaracje VAT,
deklaracje CIT,
deklaracje PIT,
pliki JPK,
sprawozdania finansowe,
zestawienia obrotów i sald,
ewidencje środków trwałych.
PPK

Obowiązek sporządzania rocznych sprawozdań finansowych wynika z art. 45 ustawy o rachunkowości, a Nieprzygotowanie sprawozdania finansowego w terminie może skutkować odpowiedzialnością kierownika jednostki.

Wyprowadzenie ksiąg rachunkowych a odpowiedzialność przedsiębiorcy

Wielu przedsiębiorców błędnie zakłada, że odpowiedzialność za błędy księgowe ponosi wyłącznie biuro rachunkowe. Tymczasem zgodnie z przepisami odpowiedzialność za rachunkowość firmy spoczywa przede wszystkim na kierowniku jednostki. Art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości wskazuje, że kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości, nawet jeśli część zadań została powierzona zewnętrznemu biuru rachunkowemu. W przypadku spółek kapitałowych odpowiedzialność ponoszą zazwyczaj członkowie zarządu.

Więcej o odpowiedzialności zarządu mogą Państwo przeczytać w artykule Odpowiedzialność członków zarządu za zobowiązania podatkowe spółek kapitałowych – zakres, przesłanki i granice odpowiedzialności.

Odpowiedzialność karna skarbowa za błędy w księgowości

Nieprawidłowo prowadzona księgowość może prowadzić do odpowiedzialności karnej skarbowej. Zgodnie z art. 60 § 1 Kodeksu karnego skarbowego kto:

nie prowadzi księgi,
prowadzi księgę nierzetelnie,
prowadzi księgę wadliwie,

podlega karze grzywny do 240 stawek dziennych.

Dodatkowo art. 61 § 1 Kodeksu karnego skarbowego przewiduje odpowiedzialność za nierzetelne prowadzenie ksiąg podatkowych. Ryzyko odpowiedzialności wzrasta szczególnie wtedy, gdy błędy księgowe powodują uszczuplenia podatkowe.

Jakie korzyści daje profesjonalne wyprowadzenie ksiąg rachunkowych?

Profesjonalne uporządkowanie księgowości pozwala przedsiębiorcy odzyskać bezpieczeństwo finansowe i podatkowe. Najważniejsze korzyści to:

Ograniczenie ryzyka podatkowego

Prawidłowo wyprowadzone księgi rachunkowe ograniczają ryzyko zakwestionowania rozliczeń przez urząd skarbowy.

Przygotowanie do kontroli

Uporządkowana dokumentacja pozwala spokojniej przejść kontrolę podatkową lub kontrolę ZUS.

Poprawa sytuacji finansowej firmy

Rzetelna księgowość umożliwia prawidłową ocenę rentowności przedsiębiorstwa oraz podejmowanie trafnych decyzji biznesowych.

Większa wiarygodność przedsiębiorstwa

Banki, inwestorzy oraz kontrahenci zwracają dużą uwagę na jakość dokumentacji finansowej przedsiębiorstwa.

Nieprawidłowości w księgach rachunkowych mogą utrudniać uzyskanie kredytu, leasingu lub inwestora.

Ile kosztuje wyprowadzenie ksiąg rachunkowych?

Koszt wyprowadzenia księgowości zależy przede wszystkim od:

liczby miesięcy zaległości,
ilości dokumentów,
rodzaju działalności,
poziomu skomplikowania błędów,
konieczności sporządzania korekt,
wielkości przedsiębiorstwa.

Każda wycena przygotowywana jest indywidualnie po przeprowadzeniu wstępnej analizy dokumentacji księgowej. Warto jednak pamiętać, że koszt wyprowadzenia ksiąg rachunkowych jest zazwyczaj znacznie niższy niż potencjalne sankcje podatkowe lub konsekwencje kontroli skarbowej.

Dlaczego warto wybrać biuro rachunkowe Salix?

Nasze biuro rachunkowe online ma doświadczenie w wyprowadzaniu ksiąg rachunkowych zarówno małych firm, jak i dużych spółek prawa handlowego.

Oferujemy:

kompleksowy audyt księgowy,
naprawę zaległej księgowości,
korekty deklaracji podatkowych,
przygotowanie sprawozdań finansowych,
wsparcie podczas kontroli,
bieżące doradztwo podatkowe,
indywidualne podejście do każdego Klienta.

Pomagamy przedsiębiorcom odzyskać kontrolę nad finansami firmy oraz wdrożyć bezpieczne procedury księgowe na przyszłość.

Jakie korzyści osiągnął klient dzięki współpracy z Salix Podatki?

Dzięki przeprowadzeniu kompleksowego audytu oraz wyprowadzeniu ksiąg rachunkowych Salix Podatki pomogło spółce odzyskać pełną kontrolę nad finansami przedsiębiorstwa. Klient uzyskał przede wszystkim rzetelny obraz rzeczywistej rentowności realizowanych projektów, możliwość prawidłowego planowania podatków oraz dostęp do wiarygodnych danych finansowych niezbędnych do podejmowania strategicznych decyzji biznesowych.

Uporządkowanie dokumentacji księgowej, korekta błędnych zapisów oraz wdrożenie prawidłowych procedur księgowych pozwoliły ograniczyć ryzyko podatkowe i finansowe, a także zabezpieczyć spółkę przed potencjalnymi konsekwencjami kontroli skarbowych. Co najważniejsze — zarząd odzyskał możliwość świadomego zarządzania marżowością kontraktów, kontrolowania kosztów oraz dalszego bezpiecznego rozwoju przedsiębiorstwa.