KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to system teleinformatyczny umożliwiający wystawianie i odbieranie tzw. faktur ustrukturyzowanych. Obowiązek jego stosowania został wprowadzony ustawą z dnia 16 czerwca 2023 r. zmieniającą ustawę o VAT (Krajowy System e-Faktur).

Od 2026 roku system ten:

• obejmuje co do zasady wszystkich podatników VAT,
• jest obowiązkowy przy wystawianiu faktur B2B,
• wprowadza centralną bazę faktur kontrolowaną przez administrację skarbową.

W praktyce oznacza to, że każda faktura poza KSeF będzie wyjątkiem od reguły i powinna być analizowana pod kątem zgodności z przepisami.

Należy podkreślić, że obowiązek korzystania z KSeF nie zależy od tego czy podatnik posiada status „czynny podatnik VAT” oraz czy znajduje się na tzw. białej liście podatników.

Podatnicy zwolnieni również będą musieli wystawiać faktury w KSeF, jeżeli dokumentują sprzedaż dla innego przedsiębiorcy. Wyjątek dotyczy wyłącznie dokumentów, które zgodnie z ustawą mają być wystawiane poza KSeF (np. część usług finansowych, paragony do 450 zł brutto uznawane za faktury oraz faktury z kasy fiskalnej do końca 2026 roku).

Należy pamiętać, że:

• PDF przesłany mailem nie przesądza o prawie do odliczenia,
• faktura zaakceptowana przez KSeF i oznaczona numerem staje się dokumentem uznawanym jako otrzymany przez nabywcę

Jednocześnie ustawodawca przewidział wyjątki i okresy przejściowe, w których faktura wystawiona poza KSeF nadal jest dopuszczalna.

Pytanie: czy taka faktura może być kosztem? Właśnie to zagadnienie „faktura poza KSeF a koszty” budzi najwięcej wątpliwości wśród przedsiębiorców.

Odpowiedź brzmi:
Tak – co do zasady faktura wystawiona poza KSeF może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodu.

Decydujące znaczenie mają ogólne przepisy ustawy o PIT i CIT, a nie sam sposób wystawienia faktury.

Podstawa prawna:

• 22 ust. 1 ustawy o PIT
• 15 ust. 1 ustawy o CIT

Zgodnie z nimi kosztami uzyskania przychodu są między innymi odpowiednio udokumentowane wydatki:

• poniesione w celu osiągnięcia przychodu, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
• zasadnicze pracowników i członków zarządu (umowa o pracę, umowy zlecenie/o dzieło)
• składki ZUS płacone przez pracodawcę
• koszty szkoleń, kursów i badań lekarskich pracowników
• benefity pracownicze (np. pakiety medyczne, karty sportowe), jeśli wynikają z umowy o pracę)
• wydatki poniesione przez pracodawcę na zapewnienie prawidłowej realizacji pracowniczego programu emerytalnego w rozumieniu przepisów o pracowniczych programach emerytalnych
• wydatki poniesione przez podmiot zatrudniający na zapewnienie prawidłowej realizacji obowiązków wynikających z ustawy o pracowniczych planach kapitałowych, z zastrzeżeniem ust. 4ga

Oznacza to jednoznacznie, że faktura poza KSeF a koszty uzyskania przychodu nie pozostają w konflikcie – forma dokumentu nie jest kluczowa.

Do pobrania: pełna lista kosztów podatkowych w spółce z o.o.

Przez „odpowiednio udokumentowane koszty” ustawodawca rozumie: 

• dowody zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów (np. umowy, faktury VAT, rachunki, noty obciążeniowe, potwierdzenia sald, wyciągi bankowe), 

• dowody zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom (np. faktury VAT, rachunki, umowy, weksle, uznania długu, ugody, polecenia przelewu, czeki), 

• dowody wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki (np. KW-dowód wypłaty, KP-dowód wpłaty, listy płac, protokoły szkód, WZ-tki). 

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych nie zawiera zamkniętego katalogu wydatków, które mogą stanowić koszty uzyskania przychodu. Zgodnie z ustawą są to wszystkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów bezpośrednio wymienionych w ustawie.